自動処理

自動処理は、選択中のGmailアカウントのメールを条件で判定し、一致したスレッドへ指定した操作を行います。ルールは優先順位の小さい順に評価され、同じイベントを重複処理しない仕組みと、自身の変更を再処理し続けない仕組みがあります。

• 自動処理ルールを開く

「新しいルール」から名前、条件、アクションを入力し、確認画面を経て保存します。新規ルールは安全のため無効で保存されます。既存ルールは編集でき、削除時は確認が表示されます。

条件で「時間経過」を選び、対象ステータスと「最終更新から」の正の整数、分・時間・日・週間を指定します。新規ルールの起点は最終更新日時に固定されます。1日は24時間、1週間は7日としてUTCで計算し、画面では端末のタイムゾーンへ変換します。

プレビューには日付、差出人、件名、現在のステータス、ステータス移動日時、最終更新日時、経過時間、実行予定日時、実行可能・未到達・判定不能、実行予定アクションを表示します。プレビューはGmailを変更せず、確認付き手動実行と5分間隔の定期実行はいずれも直前に最新状態を再評価します。

1. 「新しいルール」を開き、条件に「時間経過」を追加します。
2. 対象ステータス、最終更新からの数値、単位を選びます。
3. 受信トレイのみ、またはボード管理対象（アーカイブ済みを含む）を選びます。
4. アクションを設定し、プレビューで予定と対象件数を確認して保存します。
5. 内容を確認した後、一覧からルールを有効にします。ゴミ箱移動では追加確認が必要です。

Nayuloのボード操作、メール詳細のステータス変更、自動処理による移動が完了すると、サーバー時刻でタイマーを開始します。同じステータスを保存し直しても開始時刻は変えません。別ステータスへ移動すると旧タイマーを取り消し、元のステータスへ戻った場合は戻った時刻から数え直します。

最終更新日時は、新着メール、送信・返信、ステータス変更、アーカイブ・受信トレイ復元、ゴミ箱移動・復元、通常のGmailラベル変更で更新します。既読・未読、スター、Nayuloのピン留め、閲覧、単なる同期・再取得では更新しません。

自動処理によるラベル、既読、アーカイブ、ゴミ箱の変更は最終更新に含めません。自動処理がステータスを移動した場合だけ、新ステータスの開始日時と最終更新日時を移動時刻へ進めます。更新元はユーザー操作、Gmail外部変更、自動処理として区別し、古いイベントで日時を巻き戻しません。

新しく有効にしたルールは有効化時刻を安全な基準にし、以前から存在するメールを直ちに一括処理しません。期限ちょうどの実行は保証せず、期限経過後の次回定期実行で処理します。

ルールを無効にした場合、Gmailアカウントを解除した場合、または対象カラムを削除した場合は実行を停止します。時間条件を変更すると予定を安全側に再計算します。

通常の受信メール向けルールは引き続き受信トレイだけを対象にします。時間経過ルールだけは「ボード管理対象（アーカイブ済みを含む）」を選べます。この範囲では、現在のNayulo管理ラベルから指定ステータスを確認できるスレッドだけを扱います。

どちらの範囲でも、下書き、迷惑メール、ゴミ箱は対象外です。アーカイブとボードステータスは独立しているため、アーカイブしてもタイマー自体はリセットされません。

差出人（メールアドレス）は、Fromヘッダーから検証できたメールアドレス部分だけを比較します。たとえば「billing@example.test」を指定しても、表示名は判定に含めません。

差出人（表示名）は、Fromヘッダーからメールアドレスと分離した表示名だけを比較します。エンコードされた日本語表示名は復号してから評価します。表示名がないメールは表示名条件に一致しません。

差出人メールアドレス、差出人表示名、件名では「完全一致」「部分一致」「含まない」「前方一致」「後方一致」を選べます。英字の大文字・小文字は区別しません。メールアドレスと表示名は前後の余分な空白を除いて比較します。件名では入力された空白も比較対象です。

未読条件は既読または未読の状態一致、Gmailラベル条件は選択したラベルへの所属で判定します。

新しいルールでは、同じ項目の複数条件をOR、異なる項目をANDで結合します。たとえば対象ステータスを2つ指定した場合はいずれかのステータス、さらに件名条件を指定した場合は件名にも一致する必要があります。古い形式のルールは編集保存するまで従来の全条件ANDを維持します。

時間経過条件では、各条件が対象ステータスと最終更新からの期間を一体で保持します。別ステータスの日時は参照しません。既存のステータス移動日時起点ルールは従来の意味と評価を維持し、編集画面にも互換表示します。自動移行は行いません。

使用できるアクションは、ボードのステータス変更、Gmailラベル追加、既読化、アーカイブ、ゴミ箱への移動、Nayulo内通知です。自動送信、返信、完全削除、外部サービス呼び出しは行いません。

条件は対象メッセージで評価しますが、一致後のアクションはGmailスレッド全体へ1回適用します。たとえばアーカイブはスレッド全体からINBOXラベルを外します。

「ゴミ箱へ移動」はスレッド単位の終端アクションです。アーカイブやボード移動との同時指定は保存できず、ゴミ箱移動より後の操作も指定できません。ゴミ箱内のメールは自動処理の対象外です。

手動実行では、プレビューに表示された対象件数、受信日時、差出人、件名を確認します。実行直前に条件を再評価し、確認した対象集合を超えた場合は中止して再プレビューを求めます。安全上限を超える場合は条件を絞り込んでください。0件なら変更しません。

新規ルールと、ゴミ箱アクションを追加・編集したルールは無効で保存されます。定期実行を有効にする際は通常の有効化とは別の確認が必要です。

時間経過とゴミ箱移動を組み合わせる場合も完全削除は行いません。期限到来時に最新のGmail状態、現在のステータス、移動バージョン、経過時間、その他の条件を再確認し、不明な場合は変更せず保留または隔離します。

通常の自動処理が評価するのは、現在INBOXラベルが付いている受信メッセージだけです。時間経過ルールで明示的に「ボード管理対象」を選んだ場合だけ、指定ステータスを確認できるアーカイブ済みスレッドを含められます。送信済みのみ、下書き、迷惑メール、ゴミ箱は対象外です。

1つのスレッドにINBOXメッセージとアーカイブ済みメッセージが混在する場合は、INBOXメッセージだけで条件を評価します。一致した後の操作はスレッド全体へ適用します。

プレビューはGmailを変更せず、現在の条件に一致する候補をスレッド単位で表示します。同じスレッドで複数メッセージが一致した場合は最新の一致メッセージを代表表示します。取得できない候補がある場合は明示し、安全に確認できるまで手動実行へ進めません。

保存済みルールは、プレビューと確認を経て単発で手動実行できます。無効なルールも、利用者が明示的に確認した場合は1回だけ実行できます。実行直前にGmailの最新状態と保存済みルールを再確認します。

有効なルールは定期実行の対象です。無効なルールは定期実行されませんが、編集、プレビュー、確認付きの単発手動実行はできます。

Cloud Schedulerから起動する処理が、原則5分間隔でGmailの差分と期限到来候補を確認します。予定時刻ちょうどではなく、通常は次の実行周期で処理されます。定期処理は有効なルールだけを対象にし、アカウント単位のロックと処理済み記録を使って重複を防ぎます。

実行履歴では、実行日時、ルール名、対象スレッド、成功・失敗・スキップ・隔離などの結果を確認できます。メール本文や認証情報は記録しません。

削除済みラベルなど、再試行しても直らない可能性が高いイベントは隔離されます。隔離されたイベントは、内容を確認して再処理を要求すると、次回の定期実行で最新のルールとGmail状態を使って評価されます。

• 実行履歴を開く

一時的な通信障害やレート制限は再試行対象になります。アクションの一部だけが失敗した場合は「一部失敗」として履歴を確認できます。処理結果を安全に保存できた後にだけ同期位置を進めます。

認証切れでは設定画面から再認証してください。対象ラベルやカラムが削除された場合はルールを修正してから、必要に応じて隔離イベントを再処理してください。